GoBD Konform
Finanzamt-Konformität in Deutschland (GoBD / GDPdU / GoBS)

Update vom 1. August 2019

Die neue Arbeitsweise fängt jetzt erst richtig an. Unabhängig davon für welche Lösung Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass Hardware und Software (jetzt oder in Zukunft) problemlos angepasst werden können.

Viele Systeme auf dem Markt sind und bleiben begrenzt in ihre Funktionsfähigkeit. Zum Beispiel wenn Kunden auf eine andere Art und Weise über das Smartphone möchten zahlen oder die Bestellart ändert sich (Webshop, Bestell-App, ..).

Ist die Kommunikation ihres Kassensystem mit der neuesten Generation Bestell-Handhelds möglich (WaiterFlash)? Wählen Sie also das Kassensystem, das mit Ihrem Unternehmen wächst!

Für weitere Informationen senden Sie uns eine E-Mail oder fordern Sie ein Angebot für ein professionelles Kassensystem oder eine auf einem Tablet oder Ihrem eigenen PC basierende Kasse an:

Viel Erfolg bei der Umstellung und die richtige Wahl für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen!

Anforderungen an Registrierkassen ab 1. Januar 2020 - Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Am 15. Dezember 2016 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Erklärtes Ziel ist die Minimierung von Steuerhinterziehung. Zudem wird so Sicherheit für die Anwender geschaffen: Wer ein zertifiziertes System benutzt, bei dem kann das Finanzamt in der Regel von einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ausgehen.

Was ist neu?

1. TSE Sicherheitseinrichtung

Ab 1. Januar 2020 muss jede benutzte Kasse durch eine zertifizierte technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese stellt sicher dass die Aufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert worden sind. Diese Sicherheitseinrichtung wird in der Regel vom Kassenhersteller verbaut und ausgeliefert. Die Kassensicherungsverordnung wird die genauen technischen Anforderungen definieren. Außerdem muss jede verwendete Kasse auf basis von Seriennummer (S/N) bei der zuständigen Finanzbehörde in ein zentrales Kassenregister eingetragen werden.

2. Belegausgabepflicht

Ebenfalls ab 1. Januar 2020 tritt eine Belegausgabepflicht in Kraft, zu jedem Geschäftsvorfall muss zeitnah ein Beleg ausgestellt werden und dem Kunden übergeben werden. In bestimmten Ausnahmefällen kann ein Unternehmen von dieser Belegausgabepflicht befreit werden. Die Sicherheitseinrichtung TSE erstellt für jeden Vorfall ein Sicherheitsmerkmal und muss ebenfalls auf den Beleg gedruckt werden.

3. Kassennachschau

Die Kassennachschau wird als zusätzliches Prüfinstrument für die Finanzverwaltung eingeführt. Das bietet dem Finanzamt die Möglichkeit unangemeldet zu überprüfen ob alle Geschäftsvorfälle korrekt in das Kassensystem eingegeben werden, es ist keine Außenprüfung. Dabei kann der Prüfer das System vor Ort in Augenschein nehmen und Testkäufe tätigen. Die Kassennachschau wirt von der Finanzverwaltung bereits ab 1. Januar 2018 eingesetzt.

Hintergrund

Bezüglich der Finanzamt-Konformität sind folgende drei Begriffe relevant:

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (Wikipedia).

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (Wikipedia), seit 1. Januar 2015 abgelöst durch GoBD.

GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (Wikipedia), seit 1. Januar 2015 abgelöst durch GoBD.

Da die Vorschriften GDPdU und GoBS seit 1. Januar 2015 durch die Vorschrift GoBD abgelöst wurden, beziehen wir uns im Folgenden nur noch auf die GoBD. Diese Vorschrift beschreibt, wie Sie als Steuerpflichtiger Ihre Bücher korrekt führen und wie Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung auf digital gespeicherte Buchungsbelege zugreifen können. Da auch elektronische Kassensysteme steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt somit die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme. Die Vorschrift läßt sich in zwei Bereiche untergliedern:

  • Technische Mindestanforderungen an das Kassensystem
  • Aufgaben des Gewerbetreibenden, der das Kassensystem einsetzt.
Dies soll im folgenden näher erläutert werden. Einen unfangreichen Artikel zu dem Thema finden Sie hierunten.

GoBD

Technische Mindestanforderungen an das Kassensystem

Wie in der folgenden Liste dargestellt, erfüllt die POSgard Kassensoftware alle GDPdU-Forderungen (bezügliche Software Version). Achten Sie jedoch darauf, die von uns regelmäßig über den Google Play Store veröffentlichten Software-Updates einzuspielen, damit die Kasse auf dem neuesten Stand bleibt und alle gesetzlich geforderten Funktionen verfügbar sind.


Technische AnforderungDurch POSgard erfülltAnmerkung
Jede Buchung ist detailliert und nachvollziehbar gespeichert
Jede Buchung ist fortlaufend nummeriert (Belegnummer)
Jeder Storno ist detailliert und nachvollziehbar gespeichert
Alle Stammdatenänderungen werden zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar protokolliert
Alle Belegänderungen werden zeitlich und inhaltlich nachvollziehbar protokolliert
Jeder Bericht (Tagesabschluss / Z-Bon) ist fortlaufend nummeriert und nachvollziehbar gespeichert.
Alle Kassendaten sind exportierbar und vom Steuerprüfer digital einlesbar
Alle Kassendaten können über einen Zeitraum von 10 Jahren auf der Kasse gespeichert werden.Siehe Anmerkung (*)
Der Speicherort/Datenbank und das Betriebssystem sind dem Steuerprüfer darlegbar.Siehe Anmerkung (*)
Es liegt ein Programmierhandbuch / Bedienungsanleitung für das Kassensystem vor.Siehe Anmerkung (*)

(*) Die maximal speicherbare Datenmenge hängt vom Speicherplatz Ihres Kassen-Geräts ab. Wir empfehlen, die Kassensoftware 'POSgard' auf eine externe SD-Karte zu verschieben. Das Verschieben auf SD-Karte führen Sie hier durch: Einstellungen --> Apps --> POSgard --> Button 'Auf SD-Karte verschieben'. Ist der Button nicht verfügbar, prüfen Sie bitte, ob Ihr Gerät externe SD-Karten unterstützt und ob Sie eine SD-Karte eingelegt haben.
Externe SD-Karten haben folgende Vorteile:

  • Die Karten sind in sehr großen Kapazitäten erhältlich (z.B. 32 oder 64 GB)
  • Die Karten können einfach gewechselt werden. Ist Ihre Karte voll, können Sie den gesamten Inhalt auf eine neue, größere Karte kopieren.
  • Der Speicherort der POSgard Kassensoftware und der POSgard Datenbank ist klar ersichtlich und nachvollziehbar. Die POSgard Datenbank ist jedoch verschlüsselt auf der SD-Karte abgelegt.
  • Ein Wechsel des Kassen-Geräts wird vereinfacht.
  • Die Daten sind auch bei einem Gerätedefekt nicht verloren.
  • Sie können sehr leicht Backups anfertigen (einfach den SD-Karteninhalt z.B. auf Ihren PC kopieren).

(**) Das Handbuch können Sie hier auf dieser Homepage herunterladen

Aufgaben des Gewerbetreibenden

AufgabeAnmerkung
Alle Warenbewegungen (Verkäufe) in Ihrem Geschäft müssen korrekt und vollständig über die Kasse gebucht werden.
Ebenso sind alle Stornos und Retouren (Rückläufer, Umtausch) korrekt und vollständig zu buchen.
Sie müssen täglich am Ende des Arbeitstages einen Tagesabschluss (Z-Bon) über die Kasse erstellen, ausdrucken und archivieren.
Sie dürfen in der Kasse keine Daten nachträglich löschen oder manipulieren.
Sie müssen die Kassendaten mind. 10 Jahre lang elektronisch im Kassensystem aufbewahren, d.h. Sie dürfen die Umsatzdaten nicht vorzeitig vom Kassensystem löschen.Siehe technische Anmerkung oben.
Das Kassenpersonal muss in die Bedienung der Kasse eingewiesen werden.
Mitwirkungspflicht während der Betriebsprüfung.

Zusammenfassend läßt sich sagen, dass sich GoBD-Konformität mit der POSgard Kasse erreichen läßt. Gleichzeitig müssen aber auch die betrieblichen Abläufe den Anforderungen der Finanzverwaltung genügen. Letztendlich muss der Gewerbetreibende selbst für den GoBD-konformen Einsatz seiner Kassensoftware sorgen.
Beachten Sie dazu bitte auch unbedingt die Bedienungshinweise im POSgard Dokumenten.

Kasse nach GoBD - So will es das Finanzamt

Das sind die Regeln ab 2017 in Deutschland

24.09.2016

Immer wieder ist zu hören, dass ab 2017 die GoBD eingehalten werden muss. Was das genau für elektronische Kassen heißt, erklären wir in diesem Artikel:

Das Bundesfinanzministerium bzw. die Finanzämter stellen gewisse Anforderungen an gewerblich eingesetzte Kassen. Setzen Sie die eine Kasse lediglich für private Feiern, interne Vereinsfeste und sonstige nicht-gewerbliche Dinge ein, so sind Sie schon mal aus dem Schneider und brauchen hier nicht weiter zu lesen.

Für alle Gewerbetreibenden sind die nachfolgend beschriebenen Regeln bei der Verwendung von Kassen und elektronischen Kassensystemen zu beachten:

Im Zusammenhang mit Buchhaltung und Kassenführung hört man immer wieder die folgenden Begriffe, wenn es darum geht dass eine Buhhaltung den Anforderungen des Finanzamt entsprechen soll. Man spricht auch allgemein von der Finanzamt-Konformität:

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

Die Regelungen der GDPdU und GoBS sind seit dem ersten Januar 2015 in der GoBD zusammengefasst worden. Wir haben Sie hir nur noch genannt, weil sie auch heute immer mal wieder angesprochen werden. Alle Ausführungen beziehen sich im Folgenden aber nur noch mit GoBD-relevanten Aspekten.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) enthält auf 37 Seiten die Anforderungen der Finanzbehörden an Buchführungen die elektronisch erstellt oder gespeichert werden. Das sind also heute de facto alle Buhhaltungen. Ob diese ganz elektronisch oder teilweise in Papierform vorliegen ist dabei irrelevant.

Zusammengefasst ist dort geregelt, dass alle Buchhaltungsunterlagen (elektronisch und Papier) folgende Grundsätze erfüllen müssen:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.1),
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2),

Und außerdem Ausführungen zu folgenden Einzelthemen:

  • Vollständigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.1),
  • Richtigkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.2),
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (siehe GoBD-Kapitel 3.2.3),
  • Ordnung (siehe GoBD-Kapitel 3.2.4),
  • Unveränderbarkeit (siehe GoBD-Kapitel 3.2.5).

Die allgemeine Faustformel dabei ist, dass sich ein Fremder (Prüfer) innerhalb einer angemessenen Zeit sich ein Bild über die Lage des Unternehmens machen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen.

Was heißt das jetzt für meine elektronishche Kasse?

Die GoBD regelt, wie Sie als Steuerpflichtiger Ihre Bücher korrekt führen und wie Steuerprüfer bei einer Betriebsprüfung auf digital gespeicherte Buchungsbelege zugreifen können. Da auch elektronische Kassen und Kassensysteme steuerlich relevante Buchungen digital speichern, gilt somit die Vorschrift auch für elektronische Kassensysteme. Dabei sind für Kassen zwei Themen besonders wichtig:

Welche (technischen) Anforderungen muss eine Kasse nach GoBD erfüllen?

  • Jede Buchung muss detailliert und nachvollziehbar gespeichert sein.
  • Jede Buchung muss fortlaufend nummeriert sein (fortlaufende Belegnummern).
  • Auch jeder Storno muss detailliert und nachvollziehbar gespeichert werden.
  • Alle Stammdatenänderungen müssen mit Datum der Änderung nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Alle Änderungen an Belegen müssen mit Datum und Uhrzeit inhaltlich nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Jeder Bericht (Tagesabschluss / Z-Bon) mus fortlaufend nummeriert und gespeichert werden.
  • Alle Kassendaten müssen exportierbar sein. Der Steuerprüfer muss die Daten in sein System übernehmen können.
  • Alle Kassendaten müssen über über einen Zeitraum von 10 Jahren unveränderbar im Kassensystem gespeichert werden.
  • Der Speicherort/Datenbank und das Betriebssystem können dem Steuerprüfer gezeigt werden.
  • Es muss ein Programmierhandbuch bzw. eine Bedienungsanleitung für das Kassensystem vorliegen.

Um die technischen Anforderungen muss sich Ihr Kassenhersteller kümmern. Sie als Betreiber er Kasse müssen darüber hinaus aber auch folgende Aufgaben erfüllen:

  • Alle Warenbewegungen (Verkäufe) in Ihrem Geschäft müssen korrekt und vollständig über die Kasse gebucht werden.
  • Alle Stornos und Retouren (Rückläufer, Umtausch) müssen korrekt und vollständig gebucht werden.
  • Sie müssen am Ende eines jeden Arbeitstages einen Tagesabschluss (Z-Bon) über die Kasse erstellen, ausdrucken und archivieren.
  • Sie dürfen in der Kasse keine Daten nachträglich löschen oder manipulieren.
  • Sie müssen die Kassendaten mind. 10 Jahre lang elektronisch im Kassensystem aufbewahren, d.h. Sie dürfen die Umsatzdaten nicht vorzeitig vom Kassensystem löschen.
  • Das Kassenpersonal muss in die Bedienung der Kasse eingewiesen werden.
  • Sie müssen während der Betriebsprüfung mitwirken und dem Steuerprüfer zum Beispiel erklären, wie alles an der Kasse funktioniert.

Wenn Sie das alles berücksichtigen bekommen sie keine Probleme mit dem Finanzamt.

Den gesamten Text der GoBD finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums: <a href="http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf;jsessionid=52D0851BF91F6E52A4C5B7B21DC1CF94?__blob=publicationFile&v=3" target="_blank">hier klicken</a> .

POSgard erfüllt alle technischen Voraussetzungen, die vom Finanzamt nach GoBD gerfordert werden.



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